Administrateur de biens: quand externaliser

Jürg Zulliger

On le sait tous: les particuliers échangent beaucoup sur leurs expériences de propriétaires et de «propriétaires amateurs». M. Meier a hérité d’un immeuble dont deux des trois appartements sont loués à des tiers. Le troisième est occupé par le propriétaire lui-même. M. Helbling loue un immeuble en copropriété dans lequel il n’habite pas (noms modifiés).

Anecdotes tirées de la vie réelle

M. Helbling explique: «La mise en location me cause bien des soucis. Le marché de la location étant saturé, il est souvent difficile de trouver des locataires.» M. Meier est bien placé pour parler des tracas et du travail que représente la location d’un bien: «Si on ne fait pas attention, le contrat de location peut même être invalidé et le loyer contesté. Les locataires connaissent bien leurs droits…»

C’est pourquoi M. Meier a opté pour un «service complet et sans souci». Depuis six mois, un administrateur de biens professionnel externe s’occupe de l’immeuble.

En effet, les responsabilités liées à la location sont vastes − et exigeantes. En voici certaines:

• Location et relocation
• Conclusion et adaptation des contrats de location (Le droit locatif est complexe!)
• Estimation et calcul correct du loyer
• Gestion des assurances, des charges et de l’encaissement des loyers
• Gestion des requêtes des locataires Gestion des relations de voisinage, du respect des heures de repos, de la buanderie, établissement d’un règlement intérieur, etc.
• Comptabilité, administration, impôts, etc.

Mais ce n’est pas tout. Il ne faut pas oublier la maintenance technique, autrement dit l’entretien, le nettoyage, le chauffage, les réparations. Enfin, il est recommandé aux propriétaires de tenir une comptabilité. Mais cela nécessite également un certain savoir-faire et requiert une implication supplémentaire. Les recettes sont-elles proportionnelles aux dépenses? La propriété dispose-t-elle d’une marge de manœuvre suffisante pour constituer des réserves en vue de rénovations ou de transformations majeures ultérieures?

Pour t’aider à décider, consulte ci-dessous les questions fréquentes et leurs réponses:

Combien coûte un administrateur de biens externe?

Pour les appartements en location, ce coût s’élève généralement à environ 3 à 6% des revenus locatifs. Mais les honoraires de l’administrateur sont bien sûr ouverts à la négociation. Le niveau approprié diffère d’une région à l’autre et dépend bien sûr aussi fortement du cahier des charges convenu avec l’administrateur externe. Pour les petits mandats, des taux plus élevés sont souvent appliqués, mais ceux-ci commencent à baisser à partir de 25-30 appartements en location.

Pour les propriétés par étage, les règles applicables sont légèrement différentes. Il est fréquent que l’administrateur exige un forfait annuel ou une rémunération de base. Vient s’y ajouter une contribution aux charges pour chaque appartement. A Zurich par exemple, les honoraires d’administrateur de biens s’élèvent en moyenne à 750-800 francs par unité de propriété par étage. Toutefois, il existe là aussi de grandes différences en fonction de la région, de l’état de l’ensemble résidentiel et des tâches demandées.

Comment trouver un bon administrateur de biens?

Comme pour tout, il convient de se fier au bouche-à-oreille. Demande conseil à tes proches, à tes amis et à tes collègues – l’un d’entre eux connaîtra peut-être une entreprise expérimentée et digne de confiance. Le plus important, ce sont les références, les qualifications techniques et l’expérience de celle-ci. Dispose-t-elle de qualifications professionnelles appropriées telles que «Administrateur de biens immobiliers diplômé» ou «Administrateur de biens immobiliers titulaire d’un brevet fédéral (BF)»? Certains sont davantage spécialisés dans la location, d’autres dans la propriété par étage.

Quel que soit le mandat de gestion, il peut être utile de procéder à une évaluation stratégique. Souhaites-tu occuper ton bien ou le mettre en location? Quels seraient les avantages d’une vente du bien? Les familles et les communautés d’héritiers notamment seraient bien avisées de se pencher attentivement sur ces questions fondamentales. Les conseils d’un professionnel permettent d’évaluer avec précision le potentiel d’un bien, ainsi que les risques associés. Les administrateurs de biens immobiliers fournissent ces conseils à un tarif horaire d’environ 200 francs.

Dans quels cas l’autogestion d’un bien est-elle préférable?

La principale raison d’une autogestion est tout simplement d’ordre financier. Beaucoup de personnes pensent pouvoir se passer des services d’un administrateur de biens. Mais c’est sans compter que les propriétaires peuvent parfois être moins expérimentés et moins habiles qu’un professionnel pour mettre en location, se positionner sur le marché, estimer le prix du loyer ou mettre en vente leur bien. Et qu’un administrateur établi est organisé de manière efficace, emploie du personnel formé et bénéficie de meilleures conditions à l’achat de services ou d’appareils ménagers.

Mais il est vrai également qu’il n’est pas toujours facile de décrocher un administrateur pour un mandat. Si un particulier souhaite faire administrer un seul appartement, ce mandat ne sera pas considéré comme très intéressant par les entreprises du secteur. Il en va de même pour les emplacements reculés ou les immeubles en très mauvais état.

Parfois, il s’agit également de propriétés héritées et occupées par le propriétaire lui-même. A condition d’y consacrer du temps et de disposer de l’expertise nécessaire, il peut alors s’avérer judicieux de gérer soi-même le bien immobilier.

Où obtenir les outils nécessaires pour gérer soi-même sa propriété?

Peut-être connais-tu un ou une collègue qui possède un certain sens des affaires? Mieux vaut demander conseil à des personnes dotées d’expérience dans la location et l’administration de biens. En effet, cela te permettra d’éviter les embuches fréquentes et d’estimer véritablement le temps à consacrer. Si tu souhaites t’initier et te former à l’administration de biens, il existe de bonnes offres de formation dans différentes régions (mot-clé administrateur de biens, etc.). Divers livres et outils utiles sont également à ta disposition. Tu trouveras sur le marché des programmes de comptabilité simples qui te faciliteront le travail.

En résumé, avant de te laisser dépasser par les réglementations légales, les listes de défectuosités dans les appartements et les mauvais payeurs − il te reste toujours la possibilité de confier l’ensemble de l’administration à une société externe.