Home Office: Tipps für effizientes Arbeiten

Jürg Zulliger

Was gibt es nicht alles für Vorurteile rund ums Home-Office! Vom Bett direkt zum Laptop, den ganzen Tag gemütlich in einer Schlabber-Jogging-Hose verbringen? Entspannt ein paar Dinge erledigen, dann gemütlich auf die Couch fläzen… - Wissenschaftliche Studien zur Effizienz gibt es wenige. Sicher ist aber: Die Leute kommen unterschiedlich damit zu recht. Es gibt übrigens einen interessanten psychologischen Effekt: Viele Leute arbeiten im Home-Office nicht weniger, sondern mehr - und  zwar ganz einfach um dem Verdacht zu begegnen, sie liessen es zuhause allzu ungezwungen angehen.

Vor- und Nachteile von Home Office

In einer Umfrage unter Schweizer Angestellten sah es eine Mehrheit als Vorteil, nicht unnötig viel Zeit im Pendlerverkehr zu verschwenden. Besonders Leute, die sonst eng beisammen in Grossraumbüros arbeiten, können zuhause besser und fokussierter arbeiten. Amerikanische Angestellte sind der Meinung, dass Home-Office einer effektiven Zusammenarbeit in Teams nicht förderlich sei. Kommt dazu, dass viele Vorgesetzte grosse Vorbehalte anmelden. Meist sorgen sie sich, dass ihnen die Kontrolle entgleitet und Anweisungen nicht umgesetzt würden.

Hier die acht wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Home-Office:

Start in den Tag

Die meisten Leute bekunden am Morgen Mühe, überhaupt einmal in die Gänge zu kommen. Sie setzen sich in allzu legerer Kleidung oder gar im Pyjama mal an den Tisch, trinken noch einen zweiten oder dritten Kaffee. Im dümmsten Fall schwanken sie dann hin und her, ob sie jetzt mal Mails lesen oder noch mal zum Kühlschrank sollen. Oder sie hängen etwas auf Twitter und Instagram rum.

Daher der Tipp für die Praxis: Stell dir einen Wecker wie immer, organisiere dein Morgenritual: duschen, dich anziehen, frühstücken, vielleicht ein kurzer Spaziergang. Pünktlich zu deiner vordefinierten Zeit startest du in den Arbeitstag.

Überliste dich selbst

Die ersten Arbeitsstunden am Tag können deine effizientesten sein. Oder eben auch die, die du unnötig vertrödelst. Am besten beginnst du mit einer klaren To-do-Liste für die nächsten Stunden. Ordne sie nach Prioritäten und Zeitaufwand. Irgendwelche «Belohnungen» oder Pausen darfst du dir erst gönnen, wenn du einige Dinge tatsächlich abhaken kannst. Mit einem guten (aber auch realistischen) Zeitplan und mit Selbstdisziplin wirst du gute Resultate erzielen. So läufst du nicht Gefahr, zu lange darüber nachzudenken, womit du überhaupt anfangen willst.

Kommunikation im Home Office

Kläre mit Deinen Arbeitgeber ab, welche Spielregeln einzuhalten sind. Solltest du zu ganz bestimmten Zeiten erreichbar sein? Wie regelmässig finden Videokonferenzen oder Telefongespräche statt? Wie exakt oder nach welcher Methode muss die Arbeitszeit erfasst werden? Ist es okay, wenn du einmal abends noch etwas arbeitest, weil du dich am Nachmittag um deine Kinder oder Angehörige kümmerst? Unnötigem Stress und Unklarheiten lässt sich am besten vorbeugen, wenn alle organisatorischen Fragen und die Erwartungen klar sind.

Home Office einrichten

Damit die ganze Situation als motivierend und inspirierend empfunden wird, braucht es auch die passende Einrichtung. Das ist eben mehr als bloss die reine Technik mit einem Laptop, Internetanschluss sowie Tisch und Stuhl. Ideal ist eine gewisse räumliche Abtrennung vom übrigen Wohnbereich; keinesfalls solltest du allzu improvisiert vom Sofa aus oder am Küchentisch arbeiten. Ein ergonomisch eingerichteter Büroarbeitsplatz, wenn möglich hell und mit Aussicht sind ein Must. Bist du vor allem am Bildschirm, ist natürlich direkte Sonneneinstrahlung ungünstig. Mit einigen Accessoires, Fotos oder Zimmerpflanzen zauberst du mit wenig Aufwand ein gutes Ambiente in dein «Office».

Austausch mit Kolleginnen und Kollegen

Kein lockerer Schwatz an der Kaffemaschine? Kein Gespräch über zwei Schreibtische hinweg? Das Gefühl einer sozialen Isolation empfinden viele Leute als unangenehm. Kommt dazu, dass deine Leistung oft weniger wahrgenommen wird und öfters auch Feedback und Unterstützung etwas zu kurz kommen. Die neuste digitale Technik, etwa mit Videokonferenzen in hoher Bild- und Tonqualität, kann diesen Nachteilen entgegenwirken.

Besprich im Team oder mit deinem Arbeitgeber, ob sich über Mails, ein Messenger oder andere Medien ein regelmässiger Austausch und Kommunikation institutionalisieren lassen. Schon ein freundliches «Schönen Morgen!», ein paar passende Emojis oder sonst was Positives würde wesentlich dazu beitragen. Schliesslich sind wir alle besser motiviert, wenn wir mit Kollegen und Vorgesetzten gut klarkommen.

Essen

Nicht zu vergessen sind Pausen, besonders am Mittag. Keinesfalls solltest du den Mittag allein mit ein paar Knabbersachen oder einfach einem Joghurt vor dem Laptop verbringen. Eine ausgewogene Mahlzeit und etwas frische Luft und Tageslicht geben dir Schwung für die zweite Tageshälfte.

Nicht alles per E-Mail erledigen

Nie ein Gesicht zu sehen und keine Stimme zu hören, schlägt auf die Dauer aufs Gemüt. Gerade in schwierigen Zeiten oder an einem strengen Arbeitstag sollte ein persönlicher Austausch eben per Telefon oder über eine Videoschaltung möglich sein. Dabei darf - wie sonst auch im Arbeitsleben - mal Zeit für einen Small Talk sein. Zudem gilt die Regel: Gewisse organisatorische oder fachliche Fragen lassen sich mit einem Telefon besser klären. Jedenfalls schleichen sich weniger Missverständnisse ein, als wenn zur gleichen Frage fünf oder zehn Mails hin und her gehen und noch die halbe Firma in der cc-Zeile mitliest. Dasselbe gilt natürlich für den Fall, dass du dich über etwas ärgerst. Irgendwelche Missverständnisse oder Ungereimtheiten lassen sich in einem direkten Gespräch, dann halt eben per Telefon, immer noch am besten aus der Welt schaffen.

Den Tag beenden

Wer oft zu Hause arbeitet, kann abends oft weniger gut abschalten und in einen entspannten Feierabendmodus wechseln. Hier kannst du dir selbst überlegen, welches Ritual dir dabei helfen könnte. Vielleicht einen Spaziergang oder eine Trainingseinheit Sport einlegen? Auch hier ist wichtig, dass du dich mit dem Arbeitgeber absprichst. Wenn es nicht wirkliche triftige Gründe gibt, solltest du keinesfalls abends gedanklich noch bei der Arbeit sein müssen und allfällige Nachrichten oder Mails checken.

Denn sonst haben die Menschen im Home Office das unangenehme Gefühl, praktisch ständig «stand by» funktionieren zu müssen. Apropos Feierabend: Gedanklich abzuschalten fällt wesentlich leichter, wenn du dir die drei wichtigsten Aufgaben für deinen nächsten Arbeitstag schriftlich notierst. Dazu hilft es auch, deinen Arbeitsplatz vor Feierabend aufzuräumen und die benötigten Dossiers und Unterlagen in einer Ablage zu verstauen.