Télétravail: conseils pour une journée efficace

Jürg Zulliger

Les préjugés sur le télétravail ne manquent pas! Ouvrir son ordinateur portable dès le saut du lit et passer toute la journée vêtu d’un vieux jogging. Accomplir deux ou trois tâches, puis paresser sur le canapé… Il existe peu d’études scientifiques sur l’efficacité, mais une chose est sûre: chacun gère la situation à sa manière. En outre, on observe un effet psychologique intéressant: de nombreuses personnes ne travaillent pas moins en télétravail mais plus – simplement pour montrer qu’elles ne se laissent pas aller, contrairement à ce que l’on pourrait penser.

Avantages et inconvénients

Dans une enquête réalisée auprès d’employés suisses, une majorité d’entre eux considérait le fait de ne pas perdre inutilement beaucoup de temps à faire le trajet entre leur travail et leur domicile comme un avantage. Les personnes qui travaillent habituellement très près de leurs collègues dans des bureaux en open space, tout particulièrement, sont plus productives et plus concentrées à la maison. Les employés américains estiment que le télétravail ne favorise pas la collaboration efficace au sein des équipes. De plus, de nombreux supérieurs hiérarchiques émettent des réserves importantes à cet égard. La plupart du temps, ils craignent que le contrôle leur échappe et que les instructions ne soient pas mises en œuvre.

Voici les huit conseils principaux à suivre pour bien travailler à domicile:

Bien commencer la journée

La plupart des gens témoignent de difficultés à se mettre en mouvement le matin. Ils s’assoient à leur bureau en tenue un peu trop décontractée, voire en pyjama, et boivent un deuxième ou un troisième café. Dans le pire des cas, ils hésitent entre lire leurs e-mails ou retourner chercher quelque chose dans le réfrigérateur. Ou encore, ils traînent sur Twitter et Instagram.

D’où notre conseil pour le quotidien: mets ton réveil comme d’habitude et organise ton rituel matinal: prendre ta douche, t’habiller, prendre ton petit-déjeuner, éventuellement faire une petite promenade. Ensuite, tu commences ta journée de travail à l’heure prédéfinie.

Déjouer les mauvaises habitudes

Les premières heures de travail de la journée peuvent être les plus efficaces. Ou celles que tu gaspilles inutilement à ne rien faire. Le mieux est de commencer par une liste de tâches claire pour les prochaines heures. Organise-les par ordre de priorité et selon le temps qu’elles requièrent. Tu n’as le droit de t’accorder des «récompenses» ou des pauses qu’une fois que tu as effectivement accompli un certain nombre des tâches. Avec un bon planning (qui reste toutefois réaliste) et de l’autodiscipline, tu obtiendras de bons résultats. Ainsi, tu ne risques pas de passer trop de temps à te demander par où tu veux commencer.

Tout est dans la communication

Clarifie les règles du jeu avec ton employeur. Dois-tu être joignable à des heures précises? A quelle fréquence des vidéoconférences ou conversations téléphoniques doivent-elles avoir lieu? A quel niveau de précision ou selon quelle méthode le temps de travail doit-il être noté? Est-ce toléré que tu travailles parfois encore un peu le soir parce que tu t’occupes de tes enfants ou des membres de ta famille l’après-midi? Le fait de clarifier toutes les attentes et questions organisationnelles permet de prévenir toute confusion ou tout stress inutile.

Un aménagement esthétique

Pour que tu trouves la situation motivante et stimulante, il est nécessaire de t’aménager un espace adapté. Cela ne se limite pas aux aspects techniques tels qu’un ordinateur portable, une connexion Internet, une table et une chaise. L’idéal est de créer une certaine séparation par rapport au reste du logement. Il convient d’éviter de travailler à l’improviste sur le canapé ou la table de la cuisine. Un poste de travail aménagé de façon ergonomique, offrant si possible une belle luminosité et une vue, est absolument nécessaire. Si tu passes beaucoup de temps devant ton écran, l’exposition directe à la lumière du soleil n’est évidemment pas souhaitable. Avec quelques accessoires, des photos ou des plantes d’intérieur, tu peux créer une atmosphère agréable dans ton home office à moindres frais.

Echanges avec les collègues

Pas de bavardage à la machine à café? Pas de conversation d’un bureau à l’autre? De nombreuses personnes vivent mal la sensation d’isolement social. De plus, le travail que tu réalises est souvent moins remarqué et tu reçois également trop peu de feed-back et de soutien. La technologie numérique moderne, notamment les vidéoconférences offrant une belle qualité d’image et de son, permet de compenser ces inconvénients.

Discute avec ton équipe ou ton employeur de la possibilité d’institutionnaliser une communication et un échange régulier par e-mails, par messagerie instantanée ou via d’autres médias. Un «Bonjour!» cordial, quelques émojis adaptées ou tout autre signal positif peuvent faire la différence. Finalement, nous sommes tous plus motivés quand nous nous entendons bien avec nos collègues et nos supérieurs.

Repas

Il ne faut pas oublier de prendre des pauses, particulièrement à midi. Evite absolument de passer ta pause de midi seul-e à grignoter quelques snacks ou à manger un simple yogourt devant ton ordinateur portable. Un repas équilibré, un peu d’air frais et la lumière du jour te donneront de l’énergie pour la deuxième moitié de la journée.

Ne pas tout régler par e-mail

Sur le long terme, ne jamais voir de visages et n’entendre aucune voix humaine n’est pas bon pour le moral. C’est précisément pendant une période difficile ou une dure journée de travail qu’un échange personnel par téléphone ou par vidéoconférence doit être possible. A cette occasion, comme cela arrive dans le quotidien professionnel, on peut également prendre le temps de parler de tout et de rien. Par ailleurs, une règle s’applique: certaines questions d’ordre organisationnel ou technique sont plus faciles à régler par téléphone. On évite plus facilement les malentendus qu’en échangeant cinq ou dix e-mails sur le même sujet avec la moitié de l’entreprise en copie. Cela vaut également quand tu es contrarié-e par quelque chose. Une discussion directe, par téléphone en l’occurrence, reste la meilleure manière de supprimer les malentendus et incohérences.

Terminer la journée

Les personnes qui travaillent régulièrement à la maison ont souvent plus de mal à se déconnecter du quotidien professionnel et à passer en mode détente. Tu peux réfléchir à des rituels à mettre en place pour t’aider. Pourquoi ne pas prévoir une promenade ou un entraînement sportif? Là aussi, il est important de te mettre d’accord avec ton employeur. En l’absence de motifs vraiment valables, tu ne dois en aucun cas être encore mentalement au travail le soir et vérifier si tu as reçu des messages ou des e-mails.

Sinon, les personnes travaillant en home office ont le sentiment désagréable de devoir fonctionner quasiment en permanence en «stand-by». Encore un conseil pour bien terminer ta journée: il te sera beaucoup plus facile de te déconnecter mentalement si tu notes les trois tâches principales de ta prochaine journée de travail. Avant de terminer ta journée, il est également recommandé de ranger ton espace de travail et de placer les dossiers et documents requis dans un porte-dossiers.