Wohnung vermieten: Diese Dokumente brauchst du

Gute Vorbereitung ist die halbe Vermietung

Bevor du dein Inserat online stellst und auf Mietersuche gehst, solltest du alle relevanten Informationen zur Wohnung zusammentragen.

Dazu gehören in erster Linie die Eckdaten des Objekts: Wohnfläche in Quadratmetern, Anzahl Zimmer, Baujahr sowie Angaben zu Renovationen oder Modernisierungen. Auch ein aktueller Grundriss ist hilfreich, da viele Mietinteressenten grossen Wert auf eine klare Raumaufteilung legen.

Zusätzlich solltest du dir überlegen, welche Regeln in deinem Mietobjekt gelten und diese in einer Hausordnung festhalten (zum Beispiel wie die Nutzung der Waschküche geregelt ist, ob Haustiere erlaubt sind etc.). Solche Informationen schaffen Transparenz und vermeiden spätere Missverständnisse.

Ein GEAK ist bei der Vermietung nicht generell vorgeschrieben; kantonale Vorgaben können je nach Situation variieren.

Dokumente für ein überzeugendes Inserat

Für die Ausschreibung deiner Wohnung brauchst du vor allem eines: vollständige und attraktive Informationen.

Hochwertige, helle Fotos sind entscheidend. Zeige alle wichtigen Räume wie Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche und Bad. Auch Balkon, Terrasse oder Garten solltest du abbilden. Ein ansprechender erster Eindruck erhöht die Nachfrage deutlich.

Des Weiteren solltest du einen Grundriss der Wohnung bereitstellen, damit sich Interessierte ein Bild der Raumaufteilung machen können – und eine Vermietungsdokumentation mit allen relevanten Angaben, Eckdaten etc. als PDF-Datei kann ebenfalls hilfreich sein, wenn sie jemand herunterladen will. Grundsätzlich gilt: Je transparenter du kommunizierst, desto gezielter melden sich passende Interessenten.

Weitere Hinweise dazu findest du in unserem Beitrag Tipps für ein erfolgreiches Immobilieninserat.

Dokumente für die Besichtigung

Haben sich die ersten Interessenten gemeldet, geht es nun darum, ihnen die Wohnung zu zeigen. Auch dabei solltest du ein paar Unterlagen griffbereit haben, die sie mitnehmen können.

• Am wichtigsten ist ein übersichtliches Wohnungsdatenblatt mit allen wichtigen Eckdaten: Grundriss, Kontaktdaten, Mietzins, Nebenkosten, Verfügbarkeit, Wohnfläche, Anzahl Zimmer sowie besondere Merkmale wie Balkon, Lift oder Parkplatz – also im Grunde genommen eine ausgedruckte Version deines Online-Inserats. Viele Interessenten schätzen es, wenn sie die Informationen direkt mitnehmen und später nochmals durchgehen können.
   
• Ebenfalls obligatorisch ist ein Anmeldeformular oder eine Mieterselbstauskunft: So haben Interessenten die Möglichkeit, sich direkt zu bewerben. Alternativ ist hier auch ein QR-Code für ein Online-Bewerbungsformular eine gangbare Lösung.
   
• Falls es eine Hausordnung oder spezielle Reglemente gibt, solltest du auch diese bereithalten. Klare Informationen zu Ruhezeiten, Waschküchennutzung oder Haustierregelungen schaffen Vertrauen und verhindern spätere Missverständnisse.

Besonders professionell wirkst du, wenn du die Unterlagen als sauber gestaltetes Exposé vorbereitest und sie den Interessenten direkt nach der Besichtigung mitgeben kannst.

Diese Dokumente brauchst du beim Vertragsabschluss

Hast du dich für eine Mietpartei entschieden, geht es an den formellen Teil der Vermietung. Spätestens jetzt solltest du alle vertraglichen Unterlagen vollständig und korrekt vorbereitet haben.

• Die Grundlage bildet der Mietvertrag. Darin werden alle zentralen Punkte geregelt: Mietzins, Nebenkosten, Kündigungsfristen, Mindestmietdauer, Kaution sowie Rechte und Pflichten beider Parteien. Es empfiehlt sich, eine aktuelle und rechtssichere Vorlage zu verwenden (zum Beispiel des Hauseigentümerverbands). So stellst du sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten sind. Zusätzlich zum Mietvertrag ist der Mietpartei ein Exemplar der Hausordnung auszuhändigen.
   
• Ebenfalls wichtig ist die Regelung der Mietkaution. In der Schweiz darf sie maximal drei Monatsmieten betragen. Üblicherweise wird sie auf ein Sperrkonto auf den Namen der Mietpartei einbezahlt. Das schützt beide Seiten: Du hast eine Sicherheit für offene Forderungen, während die Mietpartei weiss, dass das Geld nicht frei verfügbar ist.
   
• Nicht zu vergessen ist das Übergabeprotokoll. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei der Schlüsselübergabe und dient später als Referenz bei allfälligen Schäden. Halte alle Räume sorgfältig fest und ergänze das Protokoll idealerweise mit Fotos. Beide Parteien sollten es unterschreiben.
   
• Je nach Situation können zusätzliche Vereinbarungen sinnvoll sein – etwa für einen Parkplatz, die Gartennutzung oder besondere Abmachungen zur Renovation. Wichtig ist: Alles, was individuell vereinbart wird, gehört schriftlich festgehalten.
   
• Und für den Fall, dass du deine Wohnung möbliert vermietest, brauchst du auch eine Inventarliste.

Diese Dokumente brauchst du während der laufenden Vermietung

Mit der Vertragsunterzeichnung ist die administrative Arbeit nicht abgeschlossen. Auch während der laufenden Vermietung gibt es Unterlagen, die du bei Bedarf korrekt einsetzen musst.

• Besonders wichtig sind amtliche Formulare bei Mietzinsanpassungen. Möchtest du die Miete erhöhen, darfst du das nicht einfach per Brief mitteilen. In der Schweiz ist dafür zwingend das kantonal vorgeschriebene Formular zu verwenden. Die Erhöhung muss begründet sein – etwa durch eine Anpassung an den Referenzzinssatz, Teuerung oder wertvermehrende Investitionen – und fristgerecht zugestellt werden. Ohne offizielles Formular ist eine Mietzinserhöhung ungültig.
   
• Ebenso streng geregelt ist die Kündigung: Als Vermietpartei darfst du eine Wohnung nicht formlos kündigen. Die Kündigung muss mit dem amtlich genehmigten Formular des jeweiligen Kantons. erfolgen. Zudem gelten klare Fristen und Termine, die im Mietvertrag oder gesetzlich festgelegt sind.
   
• Ein weiteres zentrales Thema ist die Nebenkostenabrechnung. Werden die Nebenkosten akonto bezahlt, musst du mindestens einmal jährlich eine transparente Abrechnung erstellen. Dafür brauchst du sämtliche Belege, eine nachvollziehbare Aufstellung der Kosten sowie den vereinbarten Verteilschlüssel. Wichtig ist, dass du nur jene Nebenkosten weiterverrechnest, die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.
   
• Auch eine sorgfältige Dokumentation von Renovationen oder Sanierungen zahlt sich langfristig aus. Bewahre alle Rechnungen auf – insbesondere dann, wenn es sich um wertvermehrende Investitionen handelt. Nur mit sauberer Beleglage kannst du spätere Mietzinsanpassungen korrekt begründen.
   
• Bei Problemen im Mietverhältnis (etwa bei wiederholter Ruhestörung oder Zahlungsverzug) solltest du schriftlich reagieren. Abmahnungen müssen klar formuliert und dokumentiert sein, damit sie im Ernstfall als Grundlage für weitere rechtliche Schritte dienen können.