Affittare un appartamento: i documenti di cui hai bisogno

Una buona preparazione è già metà del lavoro

Prima di pubblicare il tuo annuncio online e iniziare la ricerca dell’inquilino, è importante raccogliere tutte le informazioni rilevanti sull’appartamento.

Tra queste rientrano soprattutto i dati principali dell’immobile: superficie abitabile in metri quadrati, numero di locali, anno di costruzione e informazioni su eventuali ristrutturazioni o migliorie recenti. Anche una planimetria aggiornata è molto utile, perché molte persone danno grande importanza a una distribuzione chiara degli spazi.

Ti consigliamo inoltre di definire le regole valide nell’immobile e raccoglierle in un regolamento condominiale (ad esempio l’utilizzo della lavanderia o l’eventuale autorizzazione degli animali domestici). Informazioni chiare creano trasparenza ed evitano malintesi in seguito.

Il CECE non è obbligatorio in generale per l’affitto; le disposizioni cantonali possono variare a seconda della situazione.

Documenti per un annuncio convincente

Per pubblicare il tuo appartamento serve soprattutto una cosa: informazioni complete e attrattive.

Foto luminose e di qualità sono fondamentali. Mostra tutti gli spazi importanti, come soggiorno, camera da letto, cucina e bagno. Vale la pena includere anche balcone, terrazza o giardino. Una buona prima impressione aumenta sensibilmente l’interesse.

Ti consigliamo inoltre di mettere a disposizione una planimetria dell’appartamento, così chi cerca casa può farsi un’idea della distribuzione degli spazi. Anche una brochure informativa in formato PDF con tutti i dati principali e le informazioni rilevanti può essere utile per chi desidera scaricarla. In generale vale questa regola: più comunichi in modo trasparente, più riceverai richieste mirate da parte delle persone giuste.

Puoi trovare altri consigli nel nostro articolo «Consigli per un annuncio immobiliare di successo».

Documenti per la visita

Quando arrivano le prime richieste, è il momento di mostrare l’appartamento. Anche in questa fase conviene avere pronti alcuni documenti da consegnare ai visitatori.

• Il più importante è una scheda informativa chiara con tutti i dati principali: planimetria, contatti, canone di locazione, spese accessorie, disponibilità, superficie abitabile, numero di locali e caratteristiche particolari come balcone, ascensore o parcheggio. In pratica, una versione stampata del tuo annuncio online. Molte persone apprezzano poter portare con sé le informazioni e rileggerle con calma in seguito.
   
• È inoltre indispensabile un modulo di candidatura, così gli interessati possono candidarsi direttamente. In alternativa, puoi utilizzare anche un codice QR che rimanda a un formulario online.
   
• Se esistono un regolamento condominiale o disposizioni particolari, dovresti averli a disposizione. Informazioni chiare sugli orari di quiete, sull’utilizzo della lavanderia o sugli animali domestici creano fiducia ed evitano incomprensioni.

Per un’impressione ancora più professionale, puoi raccogliere tutta la documentazione in un dossier ordinato da consegnare subito dopo la visita.

I documenti necessari per la firma del contratto

Una volta scelto l’inquilino, si passa alla parte formale della locazione. A questo punto tutti i documenti contrattuali dovrebbero essere completi e corretti.

• La base è il contratto di locazione. Qui vengono definiti tutti gli aspetti centrali: canone di locazione, spese accessorie, termini di disdetta, durata minima della locazione, deposito di garanzia e diritti e obblighi di entrambe le parti. Ti consigliamo di utilizzare un modello aggiornato e conforme alla legge (ad esempio quello dell’associazione dei proprietari immobiliari). In questo modo hai la certezza che tutti i requisiti legali siano rispettati. In aggiunta al contratto, va consegnata anche una copia del regolamento condominiale.
   
• Anche la gestione della garanzia di affitto è importante. In Svizzera non può superare tre mensilità. Di norma viene versata su un conto vincolato intestato all’inquilino. Questo tutela entrambe le parti: tu hai una garanzia in caso di affitti non pagati o altri crediti, mentre l’inquilino sa che il denaro non è liberamente disponibile.
   
• Da non dimenticare il verbale di consegna. Documenta lo stato dell’appartamento al momento della consegna delle chiavi e funge da riferimento in caso di eventuali danni. Ti consigliamo di descrivere con attenzione tutti gli ambienti e di aggiungere delle foto. Il verbale dovrebbe essere firmato da entrambe le parti.
   
• A seconda della situazione, possono essere utili accordi supplementari, ad esempio per un parcheggio, l’utilizzo del giardino o particolari accordi relativi a lavori di ristrutturazione. L’importante è mettere sempre tutto per iscritto.
   
• Se affitti un appartamento arredato, ti servirà anche un inventario.

I documenti necessari durante la locazione

La firma del contratto non conclude il lavoro amministrativo. Anche durante la locazione ci sono documenti che devono essere utilizzati correttamente.

• Particolarmente importanti sono i formulari ufficiali per gli adeguamenti del canone di locazione. Se desideri aumentare l’affitto, non puoi comunicarlo semplicemente con una lettera. In Svizzera è obbligatorio utilizzare il formulario previsto dal Cantone. L’aumento deve essere motivato, ad esempio da un adeguamento al tasso ipotecario di riferimento, dal rincaro o da investimenti che aumentano il valore dell’immobile, e deve essere notificato nei termini previsti. Senza il formulario ufficiale, l’aumento è nullo.
   
• Anche la disdetta è disciplinata in modo rigoroso: come locatore non puoi disdire un contratto in modo informale. La disdetta deve essere comunicata tramite il formulario ufficiale approvato dal Cantone competente. Inoltre, devono essere rispettati i termini e le scadenze previsti dal contratto o dalla legge.
   
• Un altro tema centrale è il conteggio delle spese accessorie. Se le spese vengono pagate in acconto, devi preparare almeno una volta all’anno un conteggio trasparente. Per farlo servono tutti i giustificativi, un riepilogo chiaro dei costi e la chiave di ripartizione concordata. È importante addebitare solo le spese accessorie esplicitamente previste nel contratto.
   
• Anche documentare con cura ristrutturazioni e risanamenti è vantaggioso nel lungo periodo. Conserva tutte le fatture, soprattutto se si tratta di investimenti che aumentano il valore dell’immobile. Solo con una documentazione completa potrai giustificare correttamente eventuali futuri aumenti del canone.
   
• In caso di problemi nel rapporto di locazione, ad esempio disturbi ripetuti della quiete o ritardi nei pagamenti, è importante reagire per iscritto. Gli ammonimenti devono essere formulati in modo chiaro e documentati correttamente, così da poter servire come base per eventuali passi legali successivi.