Locare un appartamento senza amministrazione: ecco a cosa prestare attenzione

Bernhard Bircher-Suits

In Svizzera si costruiscono sempre meno appartamenti. Allo stesso tempo, la popolazione cresce e necessita di sempre più spazi abitativi. Secondo l’Ufficio federale delle abitazioni, ogni anno c’è una carenza di appartamenti che va dalle 5’000 alle 10’000 unità, un fenomeno che riguarda soprattutto le aree urbane. Di conseguenza, i canoni di locazione continuano ad aumentare. Gli appartamenti locati dovrebbero quindi continuare a regalare a chi li possiede rendite interessanti: una situazione della quale beneficiano molte persone private, proprietarie di circa la metà di tutti gli appartamenti locati in Svizzera. È quanto rivela lo studio «Immobili in Svizzera» di Raiffeisen Economic Research.

L’amministrazione da parte di studi fiduciari o immobiliari

Molti proprietari e molte proprietarie di immobili, per mancanza di tempo e di competenze tecniche, affidano l’amministrazione dei propri appartamenti a studi fiduciari o immobiliari. Il problema è che, anno dopo anno, i costi per l’amministrazione da parte di terzi sono pari al 4-6% degli introiti che derivano dalla locazione. Le spese amministrative variano in base alla portata dei compiti, alla regione e al numero e all’anno di costruzione degli immobili locati da amministrare. Tra i compiti previsti nei mandati degli studi immobiliari rientrano il controllo in entrata delle pigioni, la contabilità della proprietà, il computo delle spese accessorie, il bilancio e il conto economico. Chi amministra un immobile si occupa inoltre della ricerca degli inquilini o delle inquiline, della stipula dei contratti di locazione, degli adeguamenti delle pigioni e, spesso, anche della gestione tecnica e della manutenzione, oltre a richiedere preventivi e assegnare i lavori ad artigiani e artigiane.

I numerosi compiti degli amministratori e delle amministratrici «fai-da-te»

Questo elenco, incompleto, dei compiti di amministratori e amministratrici fa capire chiaramente come non si debba sottovalutare l’onere richiesto da manutenzione, amministrazione, contabilità e ricerca e assistenza di inquilini e inquiline. Eppure, anche chi non è del mestiere, ma ha un po’ di fiuto per i numeri, competenze in ambito giuridico e tempo a disposizione, può occuparsi dell’amministrazione con l’aiuto di guide, programmi per computer e consulenza legale di un’associazione dei proprietari fondiari. È altrettanto chiaro che l’amministrazione di un singolo appartamento è meno impegnativa rispetto a quella di un grande condominio. Inoltre, gli immobili più recenti necessitano di meno tempo, competenze e denaro rispetto ai vecchi immobili che richiedono numerosi interventi di ristrutturazione. Chi decide di occuparsi in modo autonomo dell’amministrazione deve destreggiarsi tra contabilità, computo delle spese accessorie, diritto in materia di locazione, tasse e inquilini o inquiline. 

Assumere custodi per alleggerire il carico di lavoro

Quando si danno il locazione più appartamenti, può essere opportuno assumere un o una custode retribuito/a in base alle ore lavorate o su base forfettaria. Dovrai registrare questa persona all’AVS e stipulare un’assicurazione infortuni. I costi ammontano a circa 100 franchi all’anno, a seconda dell’assicurazione. È inoltre fondamentale fornire a questa persona un mansionario che definisca tutti i suoi compiti. Chi desidera evitarsi anche l’onere della contabilità dell’immobile, può affidare questo compito a un o una contabile oppure a uno studio fiduciario.

Un software intelligente per amministrare gli appartamenti in autonomia

Un buon software di amministrazione immobiliare con contabilità integrata può aiutarti a monitorare a livello amministrativo e finanziario i tuoi immobili locati. Il mercato svizzero offre diversi programmi di amministrazione immobiliare a prezzi contenuti. Costano poche centinaia di franchi all’anno e sono adatti anche per privati che non dispongono di grosse competenze tecniche.

Il computo delle spese accessorie su base forfettaria

Verifica se puoi conteggiare le spese accessorie su base forfettaria. In questo modo, puoi risparmiarti tempo e fatica. Questa soluzione ha senso, però, solo se conosci da molti anni e nel dettaglio l’importo delle spese accessorie e se questo non varia sensibilmente (prezzi stabili di gas ed elettricità). I programmi intelligenti offrono anche inventari e annotazioni sulla data di ristrutturazione di un appartamento, mentre i software di ultima generazione includono interfacce elettroniche con banche o conti destinati alle pigioni che ne semplificano il controllo in entrata e la contabilità. Se tutto questo risulta essere ancora troppo complicato, ti consigliamo di cercare un amministratore o un’amministratrice di fiducia tramite associazioni come Casafair o l’Associazione dei Proprietari Fondiari (APF) oppure di affidarti ai suggerimenti di altre persone che posseggono un’abitazione di proprietà. Chi si occupa in modo autonomo dell’amministrazione e si affida ai consigli di seguito, avrà buone probabilità di gestire con successo i propri immobili locati.

14 consigli per un’amministrazione autonoma degli appartamenti

1. Ricercare le basi giuridiche: informati sulle leggi e sulle disposizioni locali relative alla proprietà e alla locazione di immobili. Se hai delle domande, rivolgiti alle associazioni o agli studi di consulenza legale.
2. Definire un budget: stabilisci quanto vorresti spendere all’anno per riparazioni, interventi di manutenzione e altri costi. I professionisti preventivano circa l’1% di costi di manutenzione all’anno.
3. Tenere la contabilità: registra attentamente tutte le entrate e le uscite, in modo da avere sempre una panoramica dello stato finanziario del tuo immobile locato. Nel caso di un singolo appartamento, in genere è sufficiente un semplice prospetto delle spese e dei ricavi in Excel. Avrai inoltre bisogno di un chiaro conto dell’immobile per l’Ufficio delle imposte.
4. Creare un prospetto delle locazioni: crea un elenco di inquilini e inquiline con le relative pigioni e spese accessorie. Il prospetto delle locazioni è importante anche nel caso di un’eventuale vendita del tuo immobile.
5. Pigioni: amministra attentamente gli introiti che derivano dalla locazione e assicurati che tutti i pagamenti siano effettuati per tempo e che i depositi delle pigioni siano conservati su un conto separato.
6. Mantenere un elenco dei contatti: crea un elenco con gli indirizzi di tutti gli inquilini e le inquiline e fai in modo che sia sempre aggiornato.
7. Regole dell’immobile: assicurati che tutti gli inquilini e le inquiline conoscano le regole e le disposizioni dell’edificio e che queste siano comunicate chiaramente.
8. Verificare le assicurazioni: assicurati di disporre delle coperture necessarie per i rischi derivanti dalle locazioni nei quali possono incorrere gli appartamenti di proprietà.
9. Sviluppare una strategia di locazione: trova inquilini e inquiline adatti, pubblicando ad esempio annunci su homegate.ch o affidandoti a un’agenzia immobiliare.
10. Curare la comunicazione: mantieni contatti regolari con inquilini e inquiline e assicurati di risolvere eventuali problemi in modo rapido ed efficace.
11. Eseguire controlli regolari: dopo aver consultato gli inquilini e le inquiline, controlla che l’appartamento o gli appartamenti non presentino danni o difetti come muffa, problemi di sicurezza o usura e, se del caso, fai in modo che questi vengano riparati o risolti rapidamente.
12. Creare un buon rapporto con artigiani e artigiane: è importante conservare un elenco di artigiani e artigiane e fornitori di servizi affidabili da contattare in caso di riparazioni o interventi di manutenzione.
13. Detrazioni fiscali: in linea generale, i costi legati alla manutenzione della tua proprietà, e quindi necessari per preservarne il valore, sono detraibili fiscalmente. Tra questi rientrano riparazioni, la decalcificazione della caldaia, l’assicurazione sugli immobili o abbonamenti di manutenzione. In genere, i proprietari o le proprietarie di piani possono detrarre anche i versamenti nel fondo di manutenzione. 
14. Conto dell’immobile per l’Ufficio delle imposte: a seconda del luogo di domicilio, le autorità fiscali richiedono informazioni diverse a locatori e locatrici. Ovviamente, in quanto persona privata, non devi assumere un o una contabile per il bilancio e il conto economico. In genere, è sufficiente conservare le fatture e un semplice prospetto dei costi e dei ricavi con relativi giustificativi.